Die alten Mitglieder mosern ständig rum, fallen aus oder sterben weg. Überhaupt sterben ganze Sportvereine und jüngere Generationen scheinen sich weder für Vereinsleben oder Ehrenamt noch Sport zu interessieren. Ach so und modernisieren, digitalisieren, breiter aufstellen oder spitzer positionieren – was auch immer das heißt – und verjüngen soll man sich als Verein und die Mitgliederbasis ja auch noch.

1. Wie hilft Digitalisierung dabei, diesen Herausforderungen zu begegnen?
2. Können wir Digitalisierung nutzen, um die Bindung unserer Vereinsmitglieder zu stärken und wenn ja, wie?
3. Was ist zeitgemäße Vereinskommunikation und wie stellen wir sicher, dass sich alle Generationen unserer Mitgliedschaft angesprochen fühlen?
4. Was ist zu tun und wo anzufangen?

Diese Fragen werde ich im Folgenden beantworten und Euch zeigen, wie Ihr einige Herausforderungen meistern könnt, die mit der Mitgliederbindung, Digitalisierung und der Vereinskommunikation verbunden sind. Falls Nachfragen, Rückfragen, Verständnisfragen, Anschlussfragen, Fragen sonstiger Art aufkommen, meldet Euch bitte bei mir per E-Mail an: Moin@FrancesDonner.com

Ausgangslage

Ein zentrales Problem, dem viele Sportvereine gegenüberstehen ist, dass sie die eigenen Mitglieder nicht mehr erreichen. – Ganz zu schweigen von potentiellen neuen Mitgliedern, aber darum kümmern wir uns an anderer Stelle. – Viele Sportvereine haben ihre Kommunikationsstrategien über Jahre hinweg kaum verändert. Trifft das auch auf Euch zu? Erkennt Ihr da einen Zusammenhang?

Traditionelle Kommunikationsmethoden, die früher zuverlässig funktioniert haben – wie der Aushang im Vereinsheim oder die klassische Vereinszeitung – erreichen heute nur noch einen Bruchteil der Zielgruppe. Einen kleinen Bruchteil. Den Bruchteil der Mitglieder, die regelmäßig, in zeitnahen Abständen ihren Briefkasten leeren und die Post bearbeiten.

Wie viele Clubzeitungen habt Ihr vor 30 Jahren noch gedruckt und ausgelegt? Wie viele wurden davon mitgenommen oder vor Ort gelesen? Wie hat sich die Stückzahl im Laufe der Zeit verändert? Wie viele von Euren jüngeren Mitgliedern nimmt eine solche Zeitung in die Hand, liest die Aushänge oder kommt überhaupt ins Clubhaus? Zwangsläufig führt all das zu einem Rückgang des Engagements und einer sinkenden Mitgliederzahl, besonders in jüngeren Altersgruppen, wenn Ihr Euch, Eure Kommunikation und Methoden nicht diesem Wandel anpasst.

“Die jungen” hängen doch alle nur auf Instagram oder diesem TikTok rum. Auf jeden Fall am Handy, nicht wahr?! Nun, liebes Management, Vorstand und Geschäftsführung, deren Gedanken und Aussagen ähnlicher Natur sind: Diesen jungen Teil Euer Mitglieder erreicht Ihr analog offensichtlich nicht mehr. Also braucht man sich weder wundern noch drüber aufregen, oder gar die Schuld und Verfehlung bei ihnen suchen. Sie wissen nicht, was Ihr braucht, was Ihr wollt, wie sie helfen können und warum sie es sollten, Wenn. Sie. Nicht. Davon. Erfahren.

Also, wie erreicht Ihr all Eure Mitglieder? Was hat Digitalisierung damit zu tun und wie könnt Ihr sie gezielt einsetzen, um Eure Mixed-Generations-Mitglieder zu erreichen?

Lasst uns das mal zusammen an einem konkreten Beispiel durchkauen.

Praxisbeispiel

Ihr plant eine wichtige Mitgliederversammlung [MV], bei der über zentrale Zukunftsfragen abgestimmt werden soll. Vorstand oder Management entscheiden, die Einladungen klassisch per Post zu verschicken. “Haben wir immer so gemacht und passt zum offiziellen Charakter der Veranstaltung.” Zusätzlich gibt es eine kurze Ankündigung im Vereinsheft und einen Aushang im Schaukasten oder am Infobrett. Eine Woche vor der Versammlung verschickt Ihr doch noch E-Mails, weil Ihr so wenig Rück- und Anmeldungen erhalten habt. Oder Ihr seid schon etwas moderner und habt von Anfang an auch Rundmails verschickt und auf Eurer Website über die Versammlung informiert.

Die MV findet mit nur wenigen Teilnehmenden statt und jüngere Mitglieder sind kaum vertreten. Die Resonanz auf die Themen der Versammlung ist gering, Beschlüsse können kaum gefasst werden, das gewünschte Feedback aus den Reihen der Mitglieder bleibt aus und keiner hat das Gefühl wirklich was geklärt oder erledigt zu haben. Stattdessen gibt es lange Gesichter und ein kollektives Gefühl von verschwendeter Zeit. Entweder lässt man es beim mageren Ergebnis des Tages, dabei, wie’s vorher war oder wiederholt die ganze Versammlung und Abstimmung. Für nächstes Mal spart man sich solche Aufwände und Ausgänge definitiv. “Is’ ja ohnehin bei rausgekommen, was man erwartet hat.”

Klingt das vertraut? Fragt Ihr Euch, was Ihr falsch gemacht habt oder was Ihr hättet besser machen können?

Problem

Unzureichende Kommunikation.

Die Ankündigung und Einladung zur MV hat schlicht nicht alle Mitglieder erreicht, oder wurde nicht von allen wahrgenommen, weil man sie nicht über die von ihnen bevorzugten Kommunikationswege kontaktiert hat. Menschen sind mal krank, im Urlaub, meiden Ihre Briefkästen oder haben mehrere, die nur in großen, zeitlichen Abständen geleert werden. Einige sichten Ihr E-Mail-Postfach nicht wöchentlich und den Spam-Ordner überhaupt nicht oder die E-Mail-Adresse, die Ihr habt ist nicht mehr aktuell. Manchmal sind Eure Mitglieder auch einfach mal vier [4] Wochen nicht im Club, kommen nicht zum Training oder sowieso eigentlich nie ins Vereinshaus.

Welche Kanäle hättet Ihr noch nutzen können, um diese Mitglieder zu erreichen?

Lösung

Um dem Problem der unzureichenden Kommunikation zu begegnen, müssen wir Eure Kommunikationsstrategie analysieren, überdenken und anpassen. Klare, regelmäßige, transparente, zielgruppenorientierte, präferenzbasierte interne Kommunikation mit den Mitgliedern ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder jederzeit informiert und einbezogen sind.

Der Ansatz, eine Mischung aus analog und digital, ist hervorragend. Besonders, wenn es darum geht, verschiedene Generationen zu erreichen. Um jemanden zu erreichen, muss man wissen, wann und wo man die Person erreicht. Welcher ist der primäre Kommunikationskanal der Person(engruppe)? Wo sind sie am ehesten und zuverlässigsten zu erreichen? Welchen alternativen Weg können wir nehmen, wenn auf dem ersten Weg nichts zurückkommt?

Mischkommunikationsstrategie

Auch wenn Menschen auf immer mehr Wegen erreicht werden können, so scheint es, dass Ihre Erreichbarkeit zunehmend unzuverlässig wird. Daher sind mehrere Kommunikationsversuche über verschiedene Wege notwendig, um sicherzustellen, dass die Informationen übermittelt und die Personen erreicht werden.

Mögliche Kommunikationswege:

• Analoge Post
• E-Mail (private Adresse, berufliche Adresse)
• Newsletter
• Info-Banner auf der Website
• Platzierung im Mitgliederbereich
• Aushang im Clubhaus, den Umkleiden und Toiletten
• Flyer an den Fahrzeugen (Auto, Roller, Fahrrad, …)
• Beiträge in sozialen Netzwerken
• Die Social Media Beiträge zusätzlich als direkte Nachricht teilen
• Persönliche Gespräche
• Nachrichten über Messanger Dienste wie WhatsApp, Messages, Telegram
• telefonischer Anruf
• Persönlicher Besuch

Was fällt Dir noch ein?

Neben den Kommunikationswegen/Kanälen gilt es auch die inhaltliche Ebene zu berücksichtigen. Menschen möchten gehört und wertgeschätzt werden. Wenn wir das Gefühl haben, dass es sich für uns lohnt, dass unsere Meinungen und Bedürfnisse berücksichtigt werden, steigt unsere Bereitschaft, uns  aktiv im Vereinsleben zu engagieren, richtig? Das sollte also auch Teil Eurer Kommunikation und gelebten Kultur sein.

Action Steps

Wenn Ihr Eure Kommunikationsstrategie überarbeiten wollt, um alle Generationen in Eurem Sportverein zu erreichen, einzubinden, zu bewegen und zu begeistern, dann nutzt die folgenden Schritte zur Orientierung. Keep it simple! Achtet auf Einfachheit in der Strategie, Planung und Umsetzung.

1. Setzt Euch zusammen und überlegt:
   1. Wo stehen wir aktuell mit unserer Mitgliederkommunikation?
      1. Was läuft gut?
      2. Was geht noch besser?
      3. Was ist mangelhaft?
   2. Was genau wollen wir verbessern, warum und mit welchem Ziel?
   3. Was brauchen wir, um eine neue Kommunikationsstrategie zu entwickeln und zu implementieren?
      1. Welche Budget- und Zeitrahmen können wir dafür verwenden?
      2. Benötigen wir Hilfe von außerhalb des Managements?
         1. Finden wir die Hilfe bei unseren Mitgliedern?
      3. Brauchen oder wollen wir einen externen Dienstleister, der das Projekt (beg)leitet?
      4. Wie beziehen wir Social Media in die Vereinskommunikation an unsere Mitglieder mit ein?
      5. Welche Software kann uns bei der Umsetzung der neuen Kommunikationsstrategie unterstützen?
      6. Wie können wir unsere Newsletter verbessern?
      7. Sollten wir zusätzliche, eventbezogene E-Mail-Kampagnen an unsere Mitglieder etablieren? 
2. Bezieht Eure Mitglieder unbedingt in den Prozess mit ein. Macht eine Mitgliederbefragung, um herauszufinden, welche Kommunikationswege Eure Mitglieder bevorzugen.
3. Entwickelt eine Mischkommunikationsstrategie basierend auf Euren Ressourcen, Zielen und den Ergebnissen der Mitgliederbefragung.
4. Plant die schrittweise Umsetzung und den Ausbau der neuen Strategie.
5. Stellt sicher, dass Eure neue Kommunikationsstrategie anpassbar ist, um sie stetig weiterentwickeln zu können.
6. Stellt sicher, dass Ihr den Erfolg der Kommunikationsstrategie messen könnt.
7. Umsetzen. Anwenden. Messen. Optimieren. Anwenden. … 

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Fazit

Effektive Unternehmenskommunikation ist heute ein zentraler Erfolgsfaktor für Sportvereine und -organisationen. Ausschließlich traditionell zu kommunizieren, reicht nur noch selten und für die wenigsten Vereine aus. Für die meisten ist aber auch noch nicht die Zeit für eine rein digitale Kommunikation. Wir sind in einer Übergangsphase und benötigen beide Methoden, um effektiv zu sein, alle zu erreichen, sie zu informieren und Ihnen das Gefühl von Zugehörigkeit zu geben. Die Digitalisierung bietet enorme Chancen, die Mitgliederbindung zu stärken und Kommunikation zu vereinfachen. Durch die Kombination von digitalen und analogen Kommunikationswegen stellt Ihr sicher, dass alle Mitglieder – jeden Alters, technischer Affinität und Kommunikationspräferenz – informiert und eingebunden bleiben.

In meinen Augen ist zeitgemäße (Vereins)Kommunikation: Klar, explizit, regelmäßig, transparent, zielgruppenorientiert = präferenzbasiert. Das bedeutet, dass sowohl analoge als auch digitale Kanäle genutzt werden, um sicherzustellen, dass alle erreicht wird.

Key Takeaways

1. Traditionelle Methoden reichen nicht mehr aus: Klassische Kommunikationswege wie Aushänge und gedruckte Vereinszeitungen erreichen heute nur noch einen Bruchteil der Mitglieder und müssen durch moderne, digitale Methoden ergänzt werden.
2. Mischkommunikationsstrategie: Eine effektive Vereinskommunikation sollte eine Kombination aus analogen und digitalen Kanälen beinhalten, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder – unabhängig von ihrer Generation oder technischen Affinität – erreicht und einbezogen werden.
3. Anpassung an die Zielgruppe: Es ist entscheidend, die Kommunikationspräferenzen der Mitglieder zu kennen und die Strategien darauf abzustimmen. Dies verbessert die Erreichbarkeit und das Engagement.
4. Praxisbeispiel zur Veranschaulichung: Das im Artikel beschriebene Beispiel einer schlecht besuchten Mitgliederversammlung verdeutlicht, wie fehlende oder unzureichende Kommunikation zu geringer Beteiligung und Frustration führen kann.
5. Konkrete Handlungsschritte: Eine klare Anleitung zur Überarbeitung der Kommunikationsstrategie, beginnend mit der Analyse der bestehenden Methoden, der Einbeziehung der Mitglieder durch Umfragen und der schrittweisen Implementierung einer neuen Strategie.
6. Wichtigkeit von Klarheit und Regelmäßigkeit: Zeitgemäße Kommunikation muss klar, transparent und regelmäßig erfolgen, um die Mitglieder effektiv zu informieren und einzubinden.

Frequently Asked Questions - FAQ

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